Wij houden het veilig voor jou

24
juni
2020
foto-7.jpg

Beste CC De Kruisboog-bezoeker,

Het is al even sinds we elkaar hebben mogen begroeten. De coronacrisis heeft danig roet gegooid in de afwerking van ons seizoen 2019-2020 en zal de start van de ticketverkoop voor het seizoen 2020-2021 ook beïnvloeden.

Waar voor vele sectoren een voorzichtige heropstart is gebeurd of in de nabije toekomst wordt voorzien, heeft de cultuursector wel een toekomstperspectief gekregen. Het is nog even wachten op de
concrete voorwaarden waaronder de heropstart van het cultuurcentrum kan plaatshebben. Wat we alleszins kunnen beloven is dat we het seizoen in de meest veilige omstandigheden voor onze bezoekers zullen laten doorgaan.

We geven je graag een overzicht over hoe de voorbije weken in CC De Kruisboog zijn verlopen en welke voorbereidingen er gepland zijn. Want hoewel onze deuren sinds 13 maart gesloten zijn, hebben we niet stilgezeten.

De eerste weken van de lockdown waren ook voor ons onwezenlijk. Het was telkens afwachten welke voorstellingen niet konden doorgaan en  of de voorstellingen voor de volgende weken wel nog konden plaatsvinden. We organiseren niet alleen avondvoorstellingen, maar hebben ook school- en familievoorstellingen waardoor we aan een respectabele lijst komen van voorstellingen die niet zijn kunnen doorgaan. Daarenboven maken ook vele verenigingen gebruik van onze infrastructuur. Door de coronamaatregelen zagen ook zij hun activiteiten geannuleerd worden.

Terugbetaling tickets bij annulaties

De annulaties bezorgden ons handenvol werk: voor de familie- en avondvoorstellingen moesten alle tickethouders verwittigd worden en moest de terugbetaling van reeds gekochte tickets georganiseerd worden (contact opnemen met tickethouders, opvragen van rekeningnummers, administratieve stappen zetten om de terugbetaling mogelijk te maken). Dit heeft enkele weken tijd in beslag genomen, maar ondertussen zijn alle terugbetalingen gebeurd.

foto van een logo met de tekst 1.5 m afstand houdenWat met de gezelschappen wiens voorstelling werden geannuleerd?

Voor acteurs, regisseurs, muzikanten en boekingsagentschappen is dit een zware periode. Zij kunnen het product waaraan ze maanden hebben gewerkt nergens op de planken tonen en zien hun inkomen wegvallen.

In de contracten met deze artiesten is gewoonlijk een overmachtsclausule voorzien. Dit wil zeggen dat de uitkoopsom voor de voorstelling niet moet betaald worden als deze wegens overmacht niet kan plaatshebben, maar de voorstelling moet op een latere datum hernomen worden. Daar onze programmatie voor 2020-2021 al volledig op punt stond, is het herplaatsen van deze voorstellingen een moeilijke oefening. Maar voor de meeste voorstellingen hebben we een alternatieve datum gevonden tijdens het volgend seizoen of het seizoen 2021- 2022.

Op dit moment hebben we nog steeds geen zicht op de definitieve samenstelling van onze programmatie 2020-2021. Start ticketverkoop wordt voorzien in september, volgend seizoen zal er geen abonnementensysteem zijn.

De laatste dagen worden we geconfronteerd met een bijkomend probleem: de eerste annulaties van voorstellingen die voor volgend seizoen waren vastgelegd, komen nu binnen. Om een kwalitatieve voorstelling op de planken te krijgen, moeten vele gezelschappen lang op voorhand starten met de nodige voorbereidingen. Een aantal gezelschappenheeft nu al de knoop doorgehakt en ons laten weten dat ze volgend seizoen niet op tournee gaan. Andere gezelschappen houden deze beslissing nog even in overweging.

Cultuurseizoen 2020-2021

zicht op de ticketbalie van CC De KruisboogWe weten ook nog niet onder welke voorwaarden het cultuurseizoen mag starten. Moeten we tijdens de voorstellingen de social distancing-regels blijven handhaven en kunnen we slechts een gedeelte van onze zitcapaciteit benutten? Worden de handgels en mondmaskers een vaste waarde tijdens ons seizoen 2020-2021? Onder welke voorwaarden kunnen meerdere voorstellingen per dag geplaatst worden? Wat met looplijnen, ticketverkoop aan de balie de avond van de voorstellingen, pauzes …?

CC De Kruisboog tracht op alles voorbereid te zijn en op dit moment worden verschillende scenario’s uitgewerkt. Zo wordt er o.m. bekeken in hoeverre voorstellingen die in de Polyvalente Theaterzaal gepland zijn, kunnen verhuizen naar de Theaterzaal. Voor voorstellingen  die voorzien zijn in de Theaterzaal, wordt bekeken in hoeverre deze ook kunnen doorgaan in de Manege. Hierdoor hopen we, indien de social Ddistancing-regels behouden blijven, toch een zekere zitcapaciteit in de meest veilige omstandigheden te kunnen garanderen.

Dit betekent dat voor elke voorstelling nu nagegaan moet worden of een verplaatsing technisch wel mogelijk is, want elk van de drie zalen heeft specifieke technische mogelijkheden en beperkingen. Dit gebeurt in samenspraak met onze technische ploeg en de technische ploeg van het gezelschap. Wat nu reeds duidelijk is: indien de social distancing-regels worden aangehouden, kunnen we nooit de capaciteit aanhouden die we in normale omstandigheden hebben. Het aantal tickets per voorstelling zal hierdoor beperkt zijn.

Traditioneel maken we onze programmatie in mei bekend en starten we met de ticketverkoop in juni.

Dit jaar ligt de (voorlopige) planning als volgt vast:

  • bekendmaking programmatie vanaf 17 augustus: op dit moment hebben we er nog geen zicht op of we ons gehele cultuurseizoen, of slechts een gedeelte hiervan op deze datum kunnen bekendmaken;
  • start ticketverkoop vanaf 5 september;
  • er komt voor het seizoen 2020-2021 geen abonnementensysteem;
  • de mogelijkheid wordt voorzien om, indien nodig, met een aantal voorstellingen te verhuizen naar een andere zaal (van Polyvalente Theaterzaal naar Theaterzaal, van Theaterzaal naar Manege) waardoor we de social distancing-regels kunnen naleven en toch voldoende capaciteit kunnen voorzien;
  • seizoensstart begin oktober.

Zoals je merkt, zitten we zelf nog met veel vraagtekens. Wat we jullie alleszins willen beloven is dat we volop werk maken van een leuk cultuurseizoen dat in de meest veilige omstandigheden zal plaatsvinden.

Nieuw ticketingsysteem, onderhoudswerken aan de infrastructuur

Tijdens de lockdown is het personeel van CC De Kruisboog achter gesloten deuren blijven doorwerken.

Vanaf september nemen we een nieuw ticketingsysteem in gebruik. De implementatie van zo’n nieuw systeem vergt een grondige voorbereiding: hardware en software moeten op punt gesteld worden, het baliepersoneel moet opgeleid worden, zaalplannen moeten aangemaakt, tarieven moeten ingevoerd worden… We hebben nu ruimschoots de kans om het hele systeem uit te testen en op punt te stellen, Kortom: onze balie heeft de handen vol met de uitrol van dit nieuwe systeem.

Onze technische ploeg ondersteunt tijdens de lockdown mee de andere technische ploegen van de stad: tijdens de voorjaarsdrukte werd op de groendienst mee ingesprongen om graspleintjes mooi gemaaid te houden en worden sommige onderhoudswerken die anders door de dienst patrimonium worden uitgevoerd, nu ook door onze medewerkers gedaan. Zo werden de kleedkamers geverfd, is het theatertextiel gedeeltelijk vervangen … Of misschien ben je iemand van onze technische ploeg tegengekomen als steward tijdens de heropstart van de wekelijkse markt?

Ook de technische installaties van het CC worden grondig nagekeken. Ondertussen bekijken de techniekers samen met de programmatoren welke technische aanpassingen er moeten gebeuren aan de programmatie, om het seizoen in de meest veilige omstandigheden te laten doorgaan.

Vergaderzalen ingericht met inachtneming van de Social Distancing-normenDe poetsploeg wordt mee ingeschakeld in de verschillende stadsgebouwen en WZC Keienhof. Zij houden ook de vergaderlokalen van het Vrijetijdscentrum coronaproof zodat de interne stadsdiensten en de veiligheidsdiensten in veilige omstandigheden kunnen overleggen.

 

Ook de vergaderruimten zijn ondertussen in gebruik. De verschillende vergaderruimten zijn omgetoverd in 3 grote ruimten waar veilig vergaderd kan worden. Deze ruimten werden in eerste instantie door de stadsdiensten voor het nodige veiligheidsoverleg gebruikt, maar kunnen vanaf nu ook door verenigingen gebruikt worden.

 Je ziet, ook in coronatijden staat de cultuurmachine niet stil. Wij wachten ondertussen geduldig op een concrete toelichting vanuit de Nationale Veiligheidsraad zodat we heel concreet het volgende seizoen kunnen voorbereiden.

Tot dan!

 

 

 

 

Contact